Bu metin bir taslaktır; yayımlanmadan önce veri sorumlusunun unvanı, adresi ve VERBİS kaydı doldurulmalı, bir hukukçu tarafından gözden geçirilmelidir.
[Şirket unvanı], [adres], [e-posta]. VetNot, veteriner klinikleri için bir klinik yönetim yazılımıdır. Kliniğin hasta sahiplerine ait verileri bakımından klinik veri sorumlusu, VetNot veri işleyendir.
Klinik kullanıcıları için: ad, e-posta, telefon, rol, oturum ve denetim kayıtları. Hasta sahipleri için (klinik adına): ad, telefon, e-posta, adres, hayvan bilgileri, muayene kayıtları, fatura bilgileri; klinik açarsa T.C. kimlik numarası (şifreli, yalnızca yetkiyle görüntülenir); muayene ses kayıtları ve bunların metne dökümü (klinik ayarına göre 0–90 gün ses, 7–1825 gün metin).
Hizmetin sunulması (sözleşmenin ifası, KVKK m.5/2-c), yasal yükümlülükler (fatura, muayene kaydı; m.5/2-ç), kliniğin meşru menfaati (hatırlatma, raporlama; m.5/2-f). Ses kaydı ve yapay zekâ ile metne döküm için hasta sahibinin açık rızası alınır (m.5/1); rıza her zaman geri alınabilir.
Ses kayıtları metne çevrilmek ve taslak oluşturulmak için yurt dışındaki yapay zekâ sağlayıcılarına (konuşma tanıma ve dil modeli) aktarılır; aktarımdan önce hasta sahibinin adı maskelenir. Yurt dışı aktarım KVKK m.9 kapsamında standart sözleşme ile yapılır ve Kurum'a bildirilir. Sağlayıcılar verileri model eğitiminde kullanmaz. SMS/WhatsApp mesajları için ilgili servis sağlayıcılarına yalnızca telefon numarası ve mesaj metni aktarılır.
Muayene kayıtları ilgili mevzuat gereği en az 5 yıl saklanır. Ses kayıtları klinik ayarındaki sürede silinir. Abonelik sona erince klinik tüm verisini dışa aktarabilir; 90 gün sonra veriler silinir.
KVKK m.11 kapsamındaki haklarınızı (bilgi alma, düzeltme, silme, itiraz) veri sorumlusu olan kliniğinize ya da [e-posta] adresine başvurarak kullanabilirsiniz. Başvurular en geç 30 gün içinde yanıtlanır.